Desde 2019, el registro de jornada laboral es obligatorio para todas las empresas en España. Con la nueva normativa digital, el Excel y el papel ya no son sistemas válidos. ¿Está tu empresa al día?
El Real Decreto-ley 8/2019 estableció la obligación de registrar diariamente la jornada laboral de todos los trabajadores. Sin embargo, muchas empresas siguen incumpliendo o usando sistemas que no cumplen los nuevos requisitos técnicos. La normativa ha evolucionado: el registro debe ser digital, inalterable y accesible en tiempo real.
¿Qué dice exactamente la ley?
El Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar la hora de inicio y fin de la jornada de cada empleado cada día de trabajo. El registro debe conservarse durante cuatro años y estar disponible para la Inspección de Trabajo en cualquier momento. La normativa más reciente exige que el sistema sea digital, accesible de forma inmediata y con trazabilidad completa de cualquier modificación.
La nueva regulación establece además que los trabajadores deben recibir mensualmente una copia de su registro junto con la nómina, y que el sistema debe documentar no solo las horas ordinarias, sino también las horas extraordinarias y cómo se compensan.
¿Quién está obligado a registrar la jornada?
La obligación es prácticamente universal: afecta a pymes, grandes empresas, empleados a tiempo completo y parcial, trabajadores en modalidad presencial, híbrida y en teletrabajo. Solo quedan excluidos los trabajadores de alta dirección. El sector, el tamaño de la empresa o el tipo de contrato no eximen del cumplimiento.
Qué información debe registrarse obligatoriamente
- Hora de inicio y fin de cada turno de trabajo
- Pausas y descansos (duración y horario)
- Horas ordinarias realizadas en la jornada
- Horas extraordinarias, con indicación de si se compensan con descanso o retribución económica
- Horas complementarias en el caso de contratos a tiempo parcial
Sistemas válidos y sistemas que ya no cumplen
El nuevo marco normativo establece criterios técnicos claros para los sistemas de registro:
- Aplicaciones móviles de control horario
- Software en PC con registro por usuario
- Terminales biométricos (huella dactilar, reconocimiento facial)
- Sistemas de geolocalización GPS para empleados en movilidad
- Registro por correo electrónico o mensajería (con trazabilidad verificable)
Requisitos técnicos que debe cumplir el sistema
- Datos cifrados y con copias de seguridad automáticas
- Trazabilidad completa: cualquier modificación queda registrada con quién, cuándo y por qué
- Exportación de datos en formatos estándar para auditoría
- Acceso inmediato para la Inspección de Trabajo en cualquier momento
- Conservación de los registros durante un mínimo de cuatro años
Los riesgos de no cumplir
El incumplimiento del registro horario puede derivar en sanciones que oscilan entre 625 y 6.250 euros por infracción grave, según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Además, en caso de conflicto laboral, la ausencia de registros pone automáticamente al empresario en una posición de desventaja procesal.
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