Microsoft 365 es la plataforma de trabajo más utilizada por las pymes españolas. Sin embargo, la mayoría de las empresas la usan principalmente para correo electrónico, Word y Excel, ignorando un ecosistema completo de herramientas de colaboración, automatización y seguridad que ya están incluidas en la licencia que pagan cada mes.
El coste medio de una licencia Microsoft 365 Business Standard para una empresa de 25 personas es aproximadamente 3.750 euros anuales. Si solo se usa para email y Office, el coste por funcionalidad utilizada es enorme. Las empresas que aprovechan el ecosistema completo multiplican el valor de la misma inversión sin coste adicional.
Las cinco herramientas de M365 que más pymes ignoran
Microsoft Teams
Mucho más que videollamadas: Teams es la plataforma de colaboración central que reemplaza el email interno, organiza proyectos y conecta con todas las demás herramientas M365.
SharePoint Online
Intranet corporativa y gestión documental centralizada que reemplaza los servidores de ficheros legacy con acceso seguro desde cualquier dispositivo.
Power Automate
Herramienta de automatización sin código que permite crear flujos de trabajo entre aplicaciones Microsoft y de terceros sin necesidad de programación.
Power BI
Plataforma de Business Intelligence integrada en M365 que permite crear dashboards y análisis de datos profesionales a partir de fuentes de datos diversas.
Microsoft Teams: el centro de trabajo digital de tu empresa
Teams ha evolucionado de ser una herramienta de videollamadas durante el COVID a ser la plataforma de trabajo central de millones de empresas en todo el mundo. Sus funcionalidades más infrautilizadas en pymes son: los canales temáticos para organizar conversaciones por proyecto o departamento (reemplazando cientos de emails en cadena), la integración de aplicaciones externas directamente en Teams, y los Loops de colaboración en tiempo real sobre documentos.
Las empresas que adoptan Microsoft 365 de forma integral (no solo email y Office) reportan una mejora del 23% en la productividad del equipo y una reducción del 18% en el tiempo dedicado a buscar información.
Power Automate: automatiza sin saber programar
Power Automate es la herramienta de automatización más accesible del mercado para equipos sin perfil técnico. Con una interfaz visual, es posible crear flujos que, por ejemplo: envíen una notificación en Teams cuando alguien sube un documento a SharePoint, guarden automáticamente los adjuntos de emails con una etiqueta específica, o creen una tarea en Planner cuando se acepta una reunión en el calendario. Estos flujos ahorran entre 30 minutos y 2 horas diarias de trabajo repetitivo.
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