Desde mayo de 2019, todas las empresas en España están obligadas a registrar la jornada diaria de sus empleados. Seis años después, muchas PYMEs siguen sin cumplir correctamente esta obligación o utilizando sistemas que no son válidos legalmente.
En esta guía encontrarás todo lo que necesitas saber: la normativa vigente, los requisitos que debe cumplir el registro, qué sistemas son válidos, cuáles son las sanciones y cómo elegir la solución más adecuada para tu empresa.
El marco legal: el RDL 8/2019 y la reforma de 2025
El Real Decreto-ley 8/2019 de medidas urgentes de protección social modificó el Estatuto de los Trabajadores para exigir el registro diario de la jornada. Desde entonces, cada empresa debe:
- Registrar la hora de inicio y de fin de jornada de cada trabajador cada día.
- Conservar los registros durante cuatro años, a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
- Garantizar que los registros son fiables, inalterables y trazables.
- Poner los datos a disposición del trabajador que lo solicite.
La ley no especifica el sistema concreto que debe utilizarse, pero sí exige que sea objetivo, fiable y accesible. Esto descarta los registros en papel sin firma, las hojas de Excel editables sin control de versiones o los sistemas donde el empleado puede modificar sus entradas retroactivamente sin rastro de auditoría.
¿Quién está obligado?
La obligación aplica a todas las empresas, independientemente de su tamaño, sector o tipo de contrato. Esto incluye:
Todos los sectores
Comercio, industria, servicios, construcción, hostelería, sanidad, educación...
Teletrabajadores
El fichaje remoto es igual de obligatorio. El empleado en casa debe registrar inicio y fin de su jornada con la misma precisión.
Contratos parciales
El registro es especialmente crítico en los contratos a tiempo parcial para verificar que no se trabajan más horas de las contratadas.
Directivos y autónomos dependientes
Los trabajadores con horario flexible también deben registrar su jornada, aunque tengan más autonomía en su organización.
Sistemas válidos para el fichaje digital
La normativa no exige un sistema específico, pero sí que cumpla con criterios de fiabilidad e inalterabilidad. Las opciones más habituales son:
Software de control horario
Aplicaciones web o de escritorio donde el empleado registra la entrada y salida. Los más avanzados incluyen geolocalización, reconocimiento facial o código QR.
Terminales de fichaje biométrico
Dispositivos físicos (lector de huella, tarjeta NFC, facial) instalados en el centro de trabajo. Muy fiables para empresas con personal presencial y rotación.
Integración con el ERP o software de RRHH
Si ya tienes un ERP o una plataforma de RRHH, es probable que tenga un módulo de control horario. Integrar el fichaje con nóminas ahorra tiempo y reduce errores.
Apps móviles con geolocalización
Ideales para personal en campo. Registran la ubicación del empleado en el momento del fichaje, lo que aporta una capa adicional de fiabilidad.
Sanciones por incumplimiento
El incumplimiento de la obligación de registro horario se considera una infracción grave según el artículo 7.5 de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS):
| Tipo de infracción | Sanción mínima | Sanción máxima |
|---|---|---|
| Infracción grave (no llevar el registro o llevarlo incorrectamente) | 625 € | 6.250 € |
| Infracción muy grave (conductas fraudulentas, reiteración) | 6.251 € | 187.515 € |
"La Inspección de Trabajo ha intensificado las campañas de control del registro horario desde 2023. Las PYMEs son el objetivo más frecuente, especialmente en hostelería, comercio y logística."
Cómo elegir el sistema más adecuado para tu empresa
- Número de empleados y ubicaciones: para menos de 20 empleados en un único centro, una app sencilla puede ser suficiente.
- Tipo de jornada: si tienes turnos rotativos, horas extra o guardias, el sistema debe gestionarlas correctamente.
- Integración con nóminas: lo ideal es que el sistema de fichaje esté integrado con tu software de RRHH o ERP.
- Soporte legal: asegúrate de que el sistema genera informes válidos ante una inspección: sellados temporalmente, con identificación del empleado y rastro de auditoría.
- Experiencia de usuario: un sistema que los empleados encuentran difícil de usar tendrá baja adopción.
Grupo Unifema ofrece soluciones de registro horario digital integradas con el ERP Gestinity, adaptadas a las necesidades de empresas de todos los tamaños. Consúltanos para una demo .